Iratrendezés régen és ma

Ha feltesszük magunknak a kérdést, hogy mit jelent számunkra az iratrendezés és hogyan, hol tároljuk iratainkat otthon és vállalkozásunkban, akkor meglepő válaszokat kaphatunk. Rá kell döbbennünk arra, hogy van még min változtatni annak érdekében, hogy sikeresebbek legyünk, hogy a munkafolyamatokat egyszerűbbé tegyük.

Az utóbbi évtizedek digitalizációjának felgyorsulása magával vonta bizonyos ügyintézési folyamatok leegyszerűsödését, hiszen a papírmennyiség csökkentésével az iratrendezési feladataink is csökkentek, átcsoportosultak az online felületekre.

Iratrendezés régen és napjainkban

Ha megnézzük, hogy miből állt az iratrendezés például száz évvel ezelőtt, akkor láthatjuk, hogy az adminisztráció még minimális volt, nem kellett a feladatok tömkelegére figyelni.

Ahogy haladunk előre az években, láthatjuk, hogy növekedett a papírmunka, főleg az 1970-es, 1980-as évekre datálható ez a robbanásszerű gyarapodás. Gyakran ellepték már teljes mértékben az aktakupacok az irodai munkatársakat.

A számítógépek megjelenésével és a környezettudatosság elterjedésével megindult a természetes eredetű papírgyártás visszaszorulása, a szelektív hulladékgyűjtés révén pedig az újrahasznosítás.

Sajnos a bürokráciát érintő szükségleteink nem nagyon csökkentek, bár az online ügyintézési szoftverek igyekeznek könnyebbé tenni a mindennapjainkat és sok esetben ez sikerül is nekik.

Vannak olyan adminisztrációs feladatok, melyek még mindig megkövetelik a papíralapú ügyintézést, így az iratrendezés, a megfelelő szortírozás, és egy mindenki számára könnyen megérthető irodai rendszer kialakítása kulcsfontosságú feladat.

Webáruházunk iratrendezéssel kapcsolatos választéka minden igényt kielégítően kínál változatos megoldást mind kisebb ügyfeleknek, mind pedig nagyvállalatok számára.

A dokumentumok rendszerezésének első lépései

Az első és legfontosabb feladat az, hogy elkülönítsük a folyamatban lévő ügyeinket. Ezeket az íróasztalon, az asztali iratrendezőkben, vagy a közelünkben elhelyezett polcokon érdemes tárolni, hiszen lehetséges, hogy naponta többször kell kézbe venni őket. Tárolásukra az átlátszó genothermek, azok gyűrűs vagy sima dossziékba való rendezése javasolt.

Külön irattartó szekrényekbe ajánlatos pakolni a szerződéseket, a számlákat, a csatolt dokumentációkat, amelyekre gyakran, de nem minden egyes nap van szükség.

Harmadik nagyobb csoportot képeznek azok az iratok, melyekre már egyáltalán nincs szükség, de a törvényi szabályozások vagy a céget érintő minőségpolitikai elvárások miatt meg kell őriznünk őket.

Ugyanúgy, ahogy a számítógépeken lehetőség van archiválásra, ezt élőben is megtehetjük, hogy a már lejárt papírokat archiválódobozokba, konténerekbe, esetleg fémszéfekbe rendezzük.

ILMARKET.HU webáruházunk archiválódobozokból is számtalan variációt nyújt Ön számára. Színben, anyagban és formában is eltérő tárolási lehetőségek állnak rendelkezésére.

Tippek a hatékonyabb iratrendezés érdekében

Ha már kidolgoztuk a koncepció, amely mentén halad a cég minden dolgozója az iratrendezést illetően, akkor érdemes néhány praktikát alkalmazni, amelyek megkönnyítik a gyorsabb és eredményes keresést.

Érdemes az iratokat ABC sorrendben tárolni, ez mindig mindenki számára a legkézenfekvőbb csoportosítási szisztéma. A dossziék szortírozásakor már lehet a színekkel játszani, például a zöld színű dossziét használhatjuk a bejövő számlák vagy a posta, a kék színű dossziét pedig a kimenő anyagok tárolására. Ugyanezen elvek mentén gondolkodhatunk, ha komplett céges területeket szeretnénk elkülöníteni.